Een vacature die openstaat, lijkt geld te besparen: er gaat geen salaris uit. In de praktijk loopt een organisatie juist kosten op. Werk blijft liggen, collega's draaien extra uren en tijdelijke krachten zijn duurder dan een eigen medewerker. Die kosten zijn minder zichtbaar dan een salaris, maar ze tellen elke week op. Met een paar aannames maak je ze concreet.
Directe en indirecte kosten van een vacature
De kosten van een openstaande vacature vallen uiteen in twee groepen.
Directe kosten
Directe kosten zijn uitgaven die op een factuur of loonstrook terugkomen:
- Overwerk. Collega's vangen de uren op, vaak met een toeslag.
- Inhuur. Een uitzendkracht of zzp'er kost per uur meer dan een eigen medewerker, omdat de opdrachtnemer ook zijn eigen kosten en marge rekent.
- Werving. Vacatureplatforms, advertenties en eventueel een bureau.
Indirecte kosten
Indirecte kosten zijn lastiger te meten, maar vaak groter:
- Gemiste omzet of productie. Werk dat niet wordt gedaan, levert niets op of schuift door naar later.
- Druk op het team. Langdurig extra werk vergroot de kans op verzuim en op vertrek van andere medewerkers.
- Kwaliteit en service. Langere levertijden, fouten door vermoeidheid of minder aandacht voor klanten en cliënten.
- Tijd van leidinggevenden. Roosters rondkrijgen en zelf meewerken gaat ten koste van ander werk.
Welke kosten het zwaarst wegen, hangt af van de sector. In de techniek gaat het vaak om gemiste omzet, in de zorg om inhuur en in de logistiek om overwerk.
Rekenvoorbeeld: monteur, verzorgende IG en orderpicker
De voorbeelden hieronder rekenen met een vacature die acht weken openstaat. Alle bedragen zijn indicaties: vervang de aannames door je eigen cijfers voor een berekening die bij jouw organisatie past. Voor werkgeverslasten zoals premies, vakantiegeld en pensioen rekenen we met een opslag van ongeveer 30 procent op het brutoloon. De werkelijke opslag verschilt per cao en organisatie.
Servicemonteur
Een servicemonteur draait 30 declarabele uren per week tegen een uurtarief van € 65. Het team kan de helft van zijn werk opvangen. De andere 15 uur per week blijven liggen.
- Gemiste omzet per week: 15 uur × € 65 = € 975
- Over acht weken: € 7.800
Daar komen nog klanten bij die langer op een storing of onderhoud wachten. Dat raakt de relatie, ook als de omzet later wordt ingehaald. Waarom juist technische functies lang openstaan, staat in het artikel over technisch personeel vinden.
Verzorgende IG
Een verzorgende IG werkt 28 uur per week. Volgens de salaristabellen van de cao VVT ligt het uurloon in FWG 35 per 1 juli 2026 tussen € 17,02 en € 22,96. Met werkgeverslasten komt een eigen medewerker daarmee op ongeveer € 22 tot € 30 per uur.
De diensten worden opgevuld met ingehuurde krachten. Stel dat die gemiddeld € 15 per uur meer kosten dan een eigen medewerker:
- Extra kosten per week: 28 uur × € 15 = € 420
- Over acht weken: € 3.360
Lukt het niet om alle diensten te vullen, dan draait het team met minder mensen. De gevolgen daarvan voor de zorg en voor het verzuim zijn moeilijk in geld uit te drukken, maar wel de reden dat veel zorgorganisaties zo snel mogelijk willen invullen. Meer over de achtergrond lees je in het artikel over het personeelstekort in de zorg.
Orderpicker
Een orderpicker werkt 38 uur per week tegen het wettelijk minimumloon van € 14,99 per uur (21 jaar en ouder, per 1 juli 2026). Met werkgeverslasten is dat ongeveer € 19,50 per uur. Collega's vangen de uren op met overwerk tegen een toeslag van 25 procent.
- Extra kosten per week: 38 uur × € 4,90 = € 186
- Over acht weken: ongeveer € 1.490
Het bedrag per uur is hier lager dan in de andere voorbeelden. Het risico zit vooral in wat er gebeurt als het overwerk weken aanhoudt: meer fouten bij het orderpicken, gemiste levertijden en uitval in het team. In het artikel over het personeelstekort in de logistiek staat hoe bedrijven hun planning rond houden.
Kosten van werving en inwerken
Naast de weken dat de functie openstaat, kost ook het invullen zelf geld.
Werving. Denk aan advertenties op vacatureplatforms, tijd voor het lezen van cv's en het voeren van gesprekken. Een leidinggevende die tien uur aan selectie besteedt, besteedt die uren niet aan zijn eigen werk. Schakel je een bureau in, dan komen daar de kosten van het bureau bij. Hoe bureaus rekenen en wat no cure no pay bij werving en selectie inhoudt, lees je in een apart artikel.
Inwerken. Een nieuwe medewerker is niet vanaf de eerste dag volledig productief. Stel dat een nieuwe monteur de eerste drie maanden gemiddeld op 60 procent van zijn normale productiviteit zit. Dan mis je in die periode ruim een maand aan productieve uren. Daarbij komt de tijd van de collega die hem begeleidt.
Deze kosten zijn er bij elke nieuwe medewerker. Ze worden hoger als de nieuwe collega binnen een paar maanden weer vertrekt en het traject opnieuw begint. Een goede match bij de selectie is daarom minstens zo belangrijk als snelheid.
Wat een lange doorlooptijd kost
In de rekenvoorbeelden lopen de kosten per week door zolang de vacature openstaat. Het verschil tussen een vacature die in twee weken is ingevuld en een vacature die twee maanden openstaat, is daardoor groot.
| Functie | Kosten per week | Na twee weken | Na acht weken |
|---|---|---|---|
| Servicemonteur | € 975 | € 1.950 | € 7.800 |
| Verzorgende IG | € 420 | € 840 | € 3.360 |
| Orderpicker | € 186 | € 372 | € 1.490 |
De indirecte kosten zijn hierin nog niet meegenomen. Juist die nemen toe naarmate een vacature langer openstaat: een team houdt een paar weken extra werk vaak vol, maar na een paar maanden stijgt de kans op verzuim en vertrek.
Hoe je de doorlooptijd verkort
Een kortere doorlooptijd begint vóór de vacature online staat.
- Bepaal het profiel vooraf. Leg vast welke eisen echt nodig zijn, zoals een diploma, registratie of certificaat, en welke vaardigheden een nieuwe medewerker ook kan leren. Een te breed of te streng profiel kost weken.
- Zoek ook onder mensen die niet actief solliciteren. Veel vakmensen hebben een baan en reageren niet op advertenties, maar staan wel open voor een gesprek als ze gericht worden benaderd.
- Plan gesprekken snel. Kandidaten die openstaan voor een overstap, hebben vaak meerdere opties. Een reactie binnen een paar dagen en een kort selectieproces voorkomen dat ze afhaken.
- Beslis kort na het laatste gesprek. Een aanbod dat een week op zich laat wachten, verliest het vaak van een werkgever die sneller is.
Bij Active Talent begint een traject met een intake over het profiel. Daarna zoeken we in onze eigen kandidatendatabase en via gerichte campagnes. Het streven is om binnen drie tot vijf dagen de eerste kandidaten voor te stellen en binnen twee weken aan te nemen. Bij schaarse profielen kan het langer duren. Hoe de stappen verlopen, staat op de pagina over onze werkwijze.
Openstaande vacatures kosten meer dan je ziet
Een openstaande vacature kost geld door overwerk, inhuur en gemiste omzet, en die kosten lopen elke week door. Daar komen de kosten van werving en inwerken bij. Met een eigen rekenvoorbeeld wordt duidelijk wat een week langer zoeken kost en hoeveel tijd en geld een scherp profiel en een kort selectieproces opleveren.
Wil je weten wat een openstaande vacature jouw organisatie kost? Neem contact op, dan rekenen we het samen door tijdens een gratis en vrijblijvende intake.
Veelgestelde vragen
Wat kost een openstaande vacature per week?
Dat verschilt sterk per functie. Bij een declarabele functie zoals een servicemonteur kan de gemiste omzet oplopen tot honderden euro's per week. Bij functies die met inhuur of overwerk worden opgevangen, zitten de kosten vooral in het hogere uurtarief of de toeslagen. Met de uren, het tarief en het deel van het werk dat blijft liggen maak je een eigen schatting.
Hoe bereken je de kosten van een vacature?
Tel de directe kosten op, zoals overwerk, inhuur en werving. Schat daarna de indirecte kosten, zoals gemiste omzet, extra verzuim en de tijd van leidinggevenden. Vermenigvuldig de kosten per week met het aantal weken dat de vacature openstaat en tel de kosten van inwerken erbij.
Wat kost het inwerken van een nieuwe medewerker?
Inwerken kost vooral productiviteit: een nieuwe medewerker heeft tijd nodig om op volle snelheid te komen en een collega besteedt tijd aan begeleiding. Hoe lang dat duurt, verschilt per functie. Bij technische en zorgfuncties met eigen systemen en werkwijzen duurt het meestal langer dan bij eenvoudiger werk.
Bespaar je geen salaris als een vacature openstaat?
Op het salaris bespaar je, maar daar staan kosten tegenover. Overwerk en inhuur zijn per uur duurder dan een eigen medewerker, en werk dat blijft liggen levert geen omzet op. Zet het bespaarde salaris en deze kosten naast elkaar, dan zie je wat een openstaande vacature per saldo kost.
